契約書を紙で交わすと、印刷・製本・押印・郵送・収入印紙の準備など、地味に手間とコストがかかります。取引先が増えるほどこの手間は積み重なるので、電子契約サービスへの切り替えを検討する一人社長・小さな会社も増えています。ここでは、電子契約サービスの仕組みとメリット・注意点を整理します。
電子契約サービスとは
電子契約サービスは、契約書をPDFなどの電子データのままオンラインで作成・送付・締結できるサービスです。契約の相手方にメールでリンクを送り、双方がオンラインで電子署名（またはタイムスタンプ付きの合意）をすることで契約が成立します。紙の契約書のように印刷・製本・郵送する必要がなく、収入印紙も原則不要（電子契約は印紙税の課税文書に該当しないという扱いが一般的です）というのが大きな特徴です。
メリット
- 印刷・製本・郵送の手間とコストがかからない（郵送費・収入印紙代の削減）
- 契約締結までのスピードが上がる（郵送の往復日数がなくなる）
- 契約書がクラウド上で一元管理され、検索・更新期限のアラートなどが使える
- 電子帳簿保存法の電子取引データ保存の要件と相性がよく、紙で受け取った契約書を後からスキャンする手間を減らせる
注意点
導入前に確認しておいた方がいいポイントもあります。
- 取引先によっては「紙での契約でないと困る」と言われることがあるため、相手方の理解を得る必要がある
- 不動産の一部契約など、法令上書面が必要とされる契約類型が一部残っている（該当しそうな契約は事前に確認）
- サービスによって料金体系（月額固定・従量課金）が異なるので、契約締結の頻度に応じて選ぶ必要がある
こんな人には特におすすめ
- 取引先が増えてきて、契約書の印刷・郵送が地味に負担になっている人 → 月の契約件数が2〜3件を超えてくると、郵送の往復日数と収入印紙代の削減効果を実感しやすくなります。
- 契約書の保管場所や検索に困っている人 → クラウド上で一元管理できるので、「あの契約書どこだっけ」という状態から抜け出せます。紙の請求書・領収書で同じ悩みを抱えている場合は、あわせて見直すと効果が大きいです。
- 逆に、契約の頻度が年に数件程度の人 → 導入の手間に見合わない可能性があるため、無理に切り替える必要はありません。まずは紙のままで様子を見て、件数が増えてきたタイミングで検討するので十分です。
補助金が使える場合がある
電子契約サービスの中には、IT導入補助金の対象になっているものがあります。導入コストを抑えたい場合は、対象サービスかどうかを確認してみる価値があります。
※上記はプロモーションを含みます。料金・補助金対象の可否は公式サイトで最新情報をご確認ください。
契約書まわりの電子化とあわせて、電子帳簿保存法の対応チェックリストや紙の請求書・領収書の保管ルール見直しも一緒に整理しておくと、書類まわりの負担をまとめて減らせます。
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れん｜小さな会社の実務ラボ
小さな会社を経営しながら、会社のお金・経理・業務サービス・AI活用について実際に試し、実体験ベースで発信しています（20代で起業した株式会社代表・法人3期目）。
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