会社を作ってから今まで、うちでは領収書や請求書のPDFを「紙に印刷して保管する」というやり方をずっと続けています。特別なルールを決めたわけではなく、なんとなくその場しのぎで続けてきたのが正直なところです。今回は、その「決めていない状態」で実際に何が困るのかを一度整理してみます。
現状（事実）｜紙に印刷して保管、ルールは特になし
請求書や領収書がメールやWeb明細で届いたら、その都度プリントアウトしてファイルに挟んでいます。フォルダ分けや命名のルールは決めておらず、「とりあえず紙にして残しておけば大丈夫だろう」という感覚で続けてきました。
実際に困っていること（事実）
この保存方法で、実際に手間がかかったと感じる場面は主に3つあります。
- 確定申告・決算のときに探すのが大変：1年分の紙束から該当の領収書を探すのに時間がかかります。
- ファイル名・整理の仕方がバラバラ：紙なので命名という概念自体がなく、同じ取引先の書類でも並び順が月ごとにバラついています。
- 税理士に共有する手間：月次でのやり取りのたびに、紙のままでは共有できないので、結局スキャンや写真撮影が必要になります。
逆に言うと、日常の入力作業自体にはまだ大きな支障が出ておらず、「特に困っていない」と感じる瞬間もあります。問題が表面化するのは、決算期や税理士とのやり取りなど、まとめて処理が必要になるタイミングに偏っている、というのが実感です。
「紙のまま」で今後リスクになりそうな点（要確認）
紙で保管すること自体が直ちに問題というわけではありませんが、メール添付やダウンロードで受け取った請求書・領収書（電子取引データ）については、紙に印刷しただけでは保存要件を満たさない場合がある点は、別記事でも整理した電子帳簿保存法の考え方に関わってきます。うちの場合、紙保管の対象がすべて「郵送で届いた紙の書類」なのか、「メール添付PDFを印刷したもの」も混ざっているのかを一度棚卸しする必要があると考えています。この点は税理士に確認予定で、確認でき次第この記事も更新します。詳しくは電子帳簿保存法のチェックリスト記事にまとめています。
これから試そうと思っている保存ルール（未検証・計画段階）
ここから先はまだ実行していない、これからの計画です。実際にやってみた結果は、改めて別記事で報告する予定です。
- 受け取ったPDFは印刷せず、クラウドストレージに月別フォルダで保存する
- ファイル名を「日付_取引先名_金額」のような統一ルールにする
- 税理士と共有用のフォルダを分けておき、月次のたびに個別送付する手間を減らす
- 紙で受け取った書類はスキャンして同じ場所にまとめる
検索性を上げるという点では、スキャン後にOCR機能付きのクラウドストレージを使う案も検討しています。ただし、これも実際に運用してみないと「本当に楽になるか」は分からないため、断定はしません。
あわせて使えそうなツール
保存ルールを整える前提として、そもそもどの会計ソフトを使うかによって証憑の添付・管理のしやすさも変わってきます。会計ソフトの選び方はクラウド会計ソフト比較記事で整理しているほか、クラウド会計ソフト診断ツールで自分の状況に合いそうなソフトを診断することもできます。
まとめ
今回はまだ「困っている現状を整理した」段階です。紙保管をやめて電子データでの一元管理に切り替えることを計画していますが、実際にやってみて本当に楽になるかどうかはまだ分かりません。運用ルールを変えた後、どれくらい手間が減ったか・新たに困ったことはないかを、改めて検証記事としてまとめる予定です。
